Zásady zpracování údajů

Informace o zpracování osobních údajů pro potenciální zákazníky a zákazníky

Akademie osobních financí, s.r.o., která provozuje činnost pod názvem Finanční akademie, zpracovává Vaše osobní údaje v roli správce osobních údajů. Akademie osobních financí, s.r.o. věnuje velkou pozornost ochraně a zabezpečení Vašich osobních údajů. Pro bližší vysvětlení a Vaši lepší orientaci jsme pro Vás připravili toto Informační memorandum – Informace o zpracování osobních údajů pro potenciální zákazníky a zákazníky (dále jen „Informační memorandum“), které popisuje, jak nakládáme s osobními údaji, které o Vás shromažďujeme a zpracováváme.

Kdo jsme?
Akademie osobních financí, s.r.o., se sídlem Sokolská třída 1263/24, 702 00 Ostrava, společnost zapsána v obchodním v obchodním rejstříku Krajský soud v Ostravě, Oddíl C, Vložka 97305, vykonávající činnost poskytování služeb odborného poradenství, konzultačních služeb a vzdělávání. Akademie osobních financí, s.r.o provozuje svou činnost na základě Živnostenského zákona.

Akademie osobních financí, s.r.o. provádí činnost prostřednictvím svých spolupracovníků a zaměstnanců, kteří jsou ve smluvním vztahu a jsou pověřeni ke zpracování osobních údajů v rozsahu dále uvedeném. Vaše osobní údaje zpracováváme na území Evropské unie.

Jaké údaje o Vás zpracováváme?
V rámci naší hlavní činnosti poskytování služeb odborného poradenství, konzultačních služeb a vzdělávání o Vás zpracováváme různé kategorie osobních údajů, na základě kterých by bylo možné identifikovat daný subjekt údajů. Těmito kategoriemi jsou:

identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, datum narození, rodné číslo, telefon, e-mailová adresa);
údaje vztahující se k předmětné smlouvě (např. zpracování posudku, studie, plánu)
údaje pro zjištění potřeb a požadavků zákazníka (např. povolání, rodinné poměry, vzdělání, provozované sporty a koníčky, údaje získané na základě záznamů z jednání);
další Vámi dobrovolně poskytnuté údaje pro poskytnutí služby. Akademie osobních financí, s.r.o. dále může Vaše údaje použít pro poskytnutí služby a či uzavření smlouvy i v dalších oblastech mimo trh s finančními produkty. V takových případech o Vás zpracováváme údaje, které jsou potřebné pro uzavření smlouvy, obhajobu našich právních nároků a pro účely plnění našich právních povinností (např. osobní údaje potřebné pro dodržení požadavků AML zákona). Mezi takové služby patří:
- Advalo - služby servisního poradenství
- e-mailingová platforma Smartemailing
- CRM systém Raynet
- fakturační systém Fapi
- poskytovatel e-mailových schránek Google Inc.

Pro jaké účely se zpracovávají Vaše osobní údaje?

Právní základy zpracování:

a) Plnění povinností vyplývajících zejména z následujících právních předpisů:
Poskytnutí některých osobních údajů stanovují jednotlivé oborové zákony, jako předpoklad pro poskytnutí služby finančního zprostředkování. V případě neposkytnutí právními předpisy požadovaných osobních údajů Vám nemusí být poskytnuty požadované služby ze strany Akademie osobních financí, s.r.o. nebo nebude možné zprostředkovat uzavření smlouvy.

zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále a výše jen „AML zákon“) – pro plnění povinnosti vyplývající z AML zákona při zprostředkování všech finančních služeb, vyjma neživotního pojištění, a dále u poskytování dalších služeb či pro zprostředkování uzavření smluv, kde má Akademie osobních financí, s.r.o. povinnost plnit požadavky AML Zákona. Pro plnění povinností vyplývajících z AML zákona o Vás zpracováváme po dobu deseti let od ukončení obchodního vztahu zejména: jméno a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, dále místo narození, pohlaví, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství (u podnikajících fyzických osob pak obchodní firmu, odlišující dodatek nebo další označení, místo podnikání a identifikační číslo osoby), druh a číslo průkazu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který jej vydal, a dobu jeho platnosti, kopii průkazu totožnosti, povolání, telefonní číslo a e-mailovou adresu, údaj, zda jste či nejste politicky exponovanou osobou nebo osobou, vůči níž ČR uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí;
zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, pro plnění povinností vyplývající z tohoto zákona jsou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu promlčecí doby, tj. po dobu 15 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší);
zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, pro plnění povinností vyplývající z tohoto právního předpisu jsou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu zákonné promlčecí doby, tj. po dobu 15 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší).

V případě zahájení soudního, správního či jiného řízení, vztahujícího se k Vašim osobním údajům, Akademie osobních financí, s.r.o. zpracovává Vaše osobní údaje po celou dobu trvání takového řízení, a to v nezbytném rozsahu. Akademie osobních financí, s.r.o. plní své zákonné povinnosti v rámci poskytování součinnosti České národní bance, soudům, orgánům činným v trestním řízení, exekutorům, notářům, insolvenčním správcům a dalším orgánům veřejné moci dle příslušných právních předpisů.

b) Plnění smlouvy, poskytnutí služby a/nebo opatření přijatá před uzavřením smlouvy, poskytnutím služby:

Akademie osobních financí, s.r.o. zpracovává osobní údaje již od doby započetí jednání o uzavření smlouvy/poskytnutí služby s potenciálním zákazníkem, který projevil zájem o zprostředkování smlouvy/služby. Akademie osobních financí, s.r.o. zpracovává osobní údaje pro účely realizace Vámi požadovaného smluvního vztahu či požadované služby. Osobní údaje Akademie osobních financí, s.r.o. zpracovává v rámci přípravných jednání pro účely posouzení Vašich požadavků a potřeb, zkušeností a znalostí v oblasti finančních služeb, Vaší finanční situace, majetkových a rodinných poměrech, zaměstnání a/nebo podnikatelské činnosti, vzdělání apod. V souvislosti s uzavřením smlouvy jsou zpracovávány také osobní údaje, které jsou potřeba pro uzavření smlouvy s danou finanční institucí, přičemž u takových osobních údajů Akademie osobních financí, s.r.o. vystupuje v roli zpracovatele osobních údajů.

Tyto osobní údaje se zpracovávají po dobu trvání smluvního vztahu s Vaší osobou a následně do doby promlčení možných nároků z tohoto smluvního vztahu vyplývajících, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší. V případě, kdy nedojde k uzavření smlouvy a/nebo k poskytnutí služby, jsou osobní údaje v interním systému zpracovávány max. po dobu 12 měsíců, následně dochází k jejich archivaci až do doby promlčení všech případných nároků vyplývajících z jednání a činností souvisejících s jednáním o uzavření smlouvy a/nebo poskytnutí služby, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší.

c) Oprávněné zájmy správce:
Na právním základě oprávněného zájmu Akademie osobních financí, s.r.o. či třetí strany zpracováváme Vaše osobní údaje zejména v následujících
situacích:

zpracování osobních údajů osob, které nejsou smluvní stranou – na tomto právním základě zpracováváme osobní údaje osob, které nejsou smluvní stranou smlouvy. Jedná se zejména o údaje Vašeho partnera, dítěte, např. jakožto pojištěné osoby, osoby obmyšlené, a další osoby, jejichž osobní údaje jsou nezbytné k výkonu hlavní činnosti
marketingové aktivity při naplnění podmínky, že můžete vzhledem k okolnostem zasílání obchodních sdělení důvodně předpokládat – zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu je považováno za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu správce. Přímý marketing zahrnuje nabízení služeb, jíž je subjekt údajů zákazníkem, lze-li předpokládat existenci legitimního oprávněného zájmu správce; právní základ oprávněného zájmu se naopak neuplatní na předávání osobních údajů za účelem zasílání marketingových sdělení třetím stranám, se kterými nemá subjekt údajů relevantní existující vztah – zde by byl potřeba souhlas subjektu údajů s tímto účelem zpracování;
interní administrativní potřeby Akademie osobních financí, s.r.o. .;
rozvoj obchodní činnosti, tj. oslovování potenciálních zákazníků a nabízení našich služeb, služeb třetích stran;
předávání osobních údajů v rámci skupiny Akademie osobních financí, s.r.o. pro rozvoj obchodní činnosti a zajištění maximální optimalizace poskytovaných služeb v rámci synergie trhu finančních služeb a trhu s nemovitostmi v případě, kdy projevíte zájem o takové služby;
profilování údajů, které o Vás evidujeme, a to za účelem nabídky služeb Akademie osobních financí, s.r.o. , avšak bez jakýchkoliv právních důsledků pro Vaši osobu;
předcházení budoucím právním sporům a ochrana práv a právem chráněných zájmů Akademie osobních financí, s.r.o. ve vztahu k Vaší osobě, finanční instituci či další třetí osobě. Pro tyto účely o Vás může Akademie osobních financí, s.r.o. zpracovávat osobní údaje týkající se zdravotních nebo trestních záznamů, avšak pouze v případě, že jsou takové informace nezbytné pro stanovení, uplatnění nebo obhájení právního nároku Akademie osobních financí, s.r.o. Existují také další případy, kdy potřebujeme sdílet a/nebo zpřístupňovat Vaše osobní údaje, aby bylo možné je řádně zpracovávat. Mezi osoby, se kterými můžeme sdílet tyto údaje a/nebo kterým je můžeme zpřístupnit, patří např. externí dodavatelé (např. společnosti poskytující poštovní služby a tiskárny, dodavatelé informačních technologií a systémů, společnosti poskytující právní dokumenty, právní poradci a další osoby, které se podílejí na poskytování našich služeb) či orgány veřejné moci.

Jaká jsou Vaše práva při zpracování osobních údajů?
Za podmínek stanovených v GDPR máte:

právo na přístup ke svým osobním údajům dle čl. 15 GDPR,
právo opravu osobních údajů dle čl. 16 GDPR, popřípadě omezení zpracování dle čl. 18 GDPR.
právo na výmaz osobních údajů dle čl. 17 GDPR.
právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR a
právo na přenositelnost údajů dle čl. 20 GDPR.
právo odvolat souhlas se zpracováním písemně nebo elektronicky na adresu nebo email správce uvedený v čl. III těchto podmínek.

Dále máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaší právo na ochranu osobních údajů.

Z jakých zdrojů zpracovávané osobní údaje pochází?

Vaše osobní údaje zpracovávané Akademie osobních financí, s.r.o. pro účely výše uvedené pocházejí z následujících zdrojů:

údaje jste nám poskytli Vy, např. v souvislosti s poskytnutím služby, uzavřením smlouvy a/nebo dobrovolně v průběhu spolupráce/obchodního vztahu,
z kontaktních formulářů umístěné na doméně financnirodina.cz, financniakademie.cz a financnisvoboda.cz
údaje jsme získali od finanční instituce, se kterou spolupracujeme, a se kterou jsou osobní údaje sdíleny na základě smluvního vztahu,
od třetí osoby, která doporučila naše služby Vaší osobě,
od orgánů veřejné moci,
z veřejně dostupných zdrojů – veřejné evidence a Vámi zveřejněné údaje na internetu,
v rámci sesterských společností Akademie osobních financí, s.r.o., tj,. Finanční svoboda, s.r.o. (prodej deskové hry) Finanční rodina, s.r.o. (zprostředkovatel finančních produktů pod dohledem ČNB)

Propojení údajů

Akademie osobních financí, s.r.o. sdružuje údaje o Vás v interních systémech (zj. CRM, informační systém, systém pro rozesílání e-mailů). Pokud uzavíráte například další smlouvu, tyto informace budou propojeny také s Vašimi dalšími údaji, které jste nám poskytli již dříve. Tímto je zaručena aktuálnost všech dat. Důvodem je efektivní komunikace a vyšší kvalita poskytovaných služeb.

Vaše osobní údaje vždy chráníme
Akademie osobních financí, s.r.o. se při zpracovávání osobních údajů řídí následujícími principy:

veškeré osobní údaje zpracováváme vždy zákonně, korektně, spravedlivě, transparentně a zodpovědně;
zpracování je účelově omezené, což znamená, že zpracováváme osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, přičemž osobní údaje nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
v rámci minimalizace údajů zpracováváme přiměřené, relevantní a omezené osobní údaje, a to v rozsahu nezbytném ve vztahu k účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány;
zpracováváme přesné a aktualizované osobní údaje – pokud jsou osobní údaje nepřesné, zajistíme jejich opravu či případně výmaz, k čemuž můžeme požadovat Vaši nezbytnou součinnost;
uchováváme osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány;
chráníme Vaše osobní údaje, a to i tehdy, když najímáme externí dodavatele služeb;
zajišťujeme, aby všechny naše IT systémy a další úložiště, kde máme uloženy osobní údaje, byly chráněny proti přístupu neoprávněných osob k informacím (např. prostřednictvím firewallu, antivirové ochrany, přísných požadavků na hesla, přihlašování do systémů atd.);
když potřebujeme provést přenos osobních údajů mezi námi a stranou mimo naši společnost – například nějaké finanční instituci – ujistíme se, že používáme bezpečný způsob přenosu (např. šifrovaná e-mailová komunikace);
vytváříme záložní kopie našich systémů a databází, aby se předešlo neočekávané ztrátě důležitých informací, které o Vás evidujeme.

Kdo se může stát příjemcem osobních údajů?
Vaše osobní údaje poskytujeme v odůvodněných případech a jen v oprávněných případech těmto kategoriím příjemců:

sesterským společnostem Akademie osobních financí, s.r.o., tj. Finanční svoboda, s.r.o. a Finanční rodina s.r.o.,za účelem uzavření smlouvy či poskytnutí služby na Vaši žádost,
orgánům veřejné moci (ČNB, Finanční arbitr apod.) a soudům (zejm. při plnění našich zákonných povinností),
poskytovatelům služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, archivace, právní poradenství, správa pohledávek apod.).

V případě nejasností ohledně zpracování osobních údajů nás kontaktujte na adrese sídla naší společnosti, nebo na e-mailové adrese info@financnisvoboda.cz. Pokud nejste spokojeni s jakýmkoli aspektem shromažďování, sdílení nebo používání Vašich osobních údajů z naší strany, neváhejte nám to sdělit.